Wider den Papierkrieg – Outsourcing als Aktenmanagement- und Archivierungslösung
von Torsten Feld // February 15th, 2013 // Allgemein //
Privatpersonen kennen es, Unternehmer fürchten es: Aktenmanagement und -archivierung
Wer ein kleines Unternehmen betreibt oder Privatperson ist, kennt es: ein kleiner Raum, ggf. sogar das eigene Arbeitszimmer mit Schränken voller Aktenordner. Je größer jedoch der Betrieb, desto größer meist auch der Wust an eben jenen Akten. Wem die eigene Archivierung, gerade in Hinsicht auf die gesetzliche Vorhaltezeit und den damit verbundenen Platz über den Kopf wächst, sollte sich über einen entsprechenden Outsourcing-Dienst im Bereich Aktenmanagement und -archivierung Gedanken machen.
Die Vorteile sind meist eindeutig: Die selbst verpackten Akten werden von dem Dienstleister oder einer entsprechenden Spedition abgeholt und zu einer der sicheren Einrichtungen, welche teils mehrere Sicherheitsstufen inkl. Zugriffssteuerung, computergestützte Kontrollsysteme, lückenlose Nachweisketten, etc. bieten, gebracht werden. Dabei verliert man jedoch nicht die Kontrolle über seine Daten. Die meisten Dienstleister setzen alles daran, die Aktenlagerung so einfach wie möglich zu gestalten: archivierte Dokumente stehen nach der Einlagerung digital zur Verfügung oder können als Original innerhalb eines oder sogar eines halben Werktags per (Eil)Kurier abgeholt werden.
Das Unternehmen Iron Mountain ist sogar aufgrund der Verwendung eines selbst entwickelten Systems, welches mit Hilfe von Barcodes arbeitet, in der Lage, angeforderte Dokumente schneller zu scannen und zu übermitteln, als vor Ort ein Papierdokument aus einem Aktenraum geholt werden kann. Über ihr webbasiertes Archivmanagement-Portal können der Kunde bequem auf seine aktiv genutzten Unterlagen zugreifen und behält auf diese Weise stets den Überblick. Sollte der Kunde jedoch lieber die Daten im eigenen Haus behalten wollen, bietet Iron Mountain an, ein effizientes und den Vorschriften entsprechendes Programm zu erstellen.
7 Responses to “Wider den Papierkrieg – Outsourcing als Aktenmanagement- und Archivierungslösung”
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So ein dienst kann echt nützlich sein. Als Onlinehändler weis ich wie schnell der halbe Keller voll mit Ordnern ist.
Vorallem lagern die Akten so sicherer als im eigenen Haus. Einbrecher sind schnell drinn und ein Brand zerstört auch alles in sekunden, wenn man pech hat.
Interessante Variante der Archivierung. Bisher kannten wir nur neben der traditionellen Aktenablage für die Altbestände, die Ablage in einem Dokumentenmanagementsystem, welches bei uns seit zwei Jahren im Einatz ist. Damit hat sich zwar einiges gebessert, aber dennoch hilft uns das nicht bei der Suche in den Altbeständen. Vielleicht ist das hier eine gute Möglichkeit.;natürlich ist das auch eine Frage der Kosten.
Das klingt echt interessant. Habe von dieser Möglichkeit noch nichts gehört. Werde mich darüber mal erkundigen und mal schauen ob das meine aktuelle Methode ablöst
Gruß Dani
Ich hab mich da jetzt mal mit befasst, weil ich sowas in der Art suche. Eine sehr interessante Lösung, aber wohl eher nur für Akten in Form von z.B. Kundenunterlagen oder Projekt-Unterlagen bzw. Verträge zu gebrauchen. Sicherlich kann man auch die komplette Buchhaltung so realisieren lassen, aber ich denke, die Kosten stehen in keinem Verhältnis zum Nutzen.
Leider verschwinden die ganzen Firmen, wo man seine normalen Hefter/Ordner einlagern lassen konnte immer mehr vom Markt, sonst hätte ich meine Aktenberge einfach so altmodisch in fremde Hände zur Aufbewahrung gegeben,
Das kann sich wirklich lohnen, wenn man überlegt das mein Steuerberater den Dachstuhl vom Nachbar angemietet hat und auch sein eigener Keller und Dachboden komplett voll steht mit Akten und Ordnern.
Einerseits eine echt gute Lösung andererseits muss ich sagen, dass es auf jeden Fall seine Vorteile hat die Akten immer griffbereit vor Ort zu haben.